一、总则

（一）为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据公文的有关规定，结合办公室实际，特制定本制度。

（二）文件管理内容：上级党政机关、上级主管部门来文；同级单位来文；本单位上报下发的各种文件、资料。

（三）本单位的各类文件统一由办公室归口管理。

二、收文的管理

（一）公文的签收

1.收文渠道分为公文传输系统收文，内网收文，机要件形式收文以及到相关单位取文等渠道。

2.对各级各部门的文件进行分类管理，对涉密文件单独管理，所有文件都存放在保密柜中。对从区委办取回的上三级文件，传阅后定期返回。

（二）文件的阅批与分转

1.凡正式文件应附上“文件处理传阅单”，由主要领导作出批示后，由文书分送领导和承办部门阅办，重要文件或急件应立刻呈送领导（或分管领导）阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。

2.为加速文件运转，文书就在当天或第二天将文件送到领导、分管领导和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅。

（三）文件的传阅

1.传阅文件应严格遵守传阅范围和详细规定，不得将有密级的文件带回家里阅读或随身携带到公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。

2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交给办公室，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。

三、发文的管理

（一）需要发文的科室应到办公室登记文号。由发文科室草拟文稿，并进行核稿。办公室对文稿内容、格式进行把关，确定分发或报送份数，办公室负责人进行审核。

（二）向全区发文的正式文件需要填写发文处理单，经分管领导及主要领导签字后，由办公室通过公文传输发布。

四、文件的借阅和清退

（一）文件的借阅

1.需要留用的文件，需要向办公室办理借阅手续，明确责任人借阅时间和归还时间。

2.借阅人必须做好保密工作，不得翻印和复印，不能转借他人，绝密文件在指定地点阅读。

（二）文件的清退

1.文书应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。

五、文件的归档

（一）文件归档工作依照《档案法》及时整理、归档。

 （二）存档时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

 （三）按照档案局规定，每年对本单位发文、会议记录及本系统的上三级文件进行归档并移交档案局，其余文件由本单位自行保管。